Teams 自定义清理文件大小，高效管理存储空间的完整指南

目录导读

1. Teams文件存储机制解析
2. 为什么需要自定义清理文件？
3. 手动清理Teams文件的步骤指南
4. 自动化清理策略与工具应用
5. 最佳实践：平衡存储与协作需求
6. 常见问题解答（FAQ）

Teams文件存储机制解析

Microsoft Teams的文件存储并非独立存在，而是深度集成在SharePoint和OneDrive中，每个团队的标准频道都对应一个SharePoint文档库，而私人聊天中的文件则存储在参与者的OneDrive中，这种架构意味着Teams本身没有独立的“文件清理”功能，而是依赖于对SharePoint和OneDrive的管理。

默认情况下,Microsoft 365为每个用户提供至少1TB的OneDrive存储空间，而SharePoint网站集合的存储空间则根据组织订阅计划分配，随着团队协作的深入，共享文件、会议录像、聊天附件等会快速积累，占用大量存储空间，影响系统性能和使用体验。

为什么需要自定义清理文件？

性能优化：存储空间过载会导致Teams响应变慢，文件同步延迟，影响协作效率。

成本控制：超出订阅存储限制可能需要购买额外空间，增加组织IT开支。

合规要求：许多行业有数据保留政策，需要定期清理过时文件以满足合规标准。

信息管理：清除冗余、过时文件有助于保持知识库的整洁，提高信息检索效率。

安全考量：长期未管理的文件可能包含敏感信息或过时权限设置，构成安全风险。

手动清理Teams文件的步骤指南

1 识别大文件和冗余内容

首先通过Teams界面访问“文件”选项卡，按大小排序识别占用空间最大的文件，特别关注：

• 长时间未修改的旧文件
• 重复上传的相同内容
• 大型视频录制文件
• 已过期的项目文档

2 清理频道文件

1. 进入特定团队频道,点击“文件”选项卡
2. 选择“在SharePoint中打开”以访问完整文档库
3. 使用SharePoint的筛选和排序功能,按“修改日期”或“文件大小”排列
4. 批量选择不需要的文件,点击“删除”
5. 注意：删除的文件会进入网站回收站，保留93天后自动永久删除

3 管理聊天文件

1. 在私人或群聊中,点击“文件”选项卡
2. 这些文件实际存储在OneDrive的“Microsoft Teams聊天文件”文件夹中
3. 可通过OneDrive网页端或桌面客户端进行管理
4. 建议定期清理不再需要的临时共享文件

4 处理会议录制文件

Teams会议录制是存储空间的主要占用者之一：

1. 访问Teams日历,选择过去的会议
2. 查看录制文件,评估是否仍需保留
3. 重要录制可下载后删除云端版本
4. 或使用Stream（新会议录制默认存储位置）进行管理

自动化清理策略与工具应用

1 使用Power Automate创建清理流程

Microsoft Power Automate可创建自动化工作流，

• 定期检查并标记6个月未访问的文件
• 自动将旧文件移动到归档存储
• 发送清理提醒给文件所有者
• 基于特定条件自动删除临时文件

2 利用SharePoint保留策略

在Microsoft 365合规中心可设置文件保留策略：

1. 创建基于时间的保留策略,自动删除超过指定年限的文件
2. 设置基于标签的保留规则,对不同敏感度文件应用不同保留期
3. 配置处置审查流程,重要文件删除前需经审批

3 第三方管理工具

市场上有多种第三方工具可增强Teams文件管理：

• AvePoint：提供全面的治理、备份和清理解决方案
• ShareGate：简化迁移、管理和清理流程
• SysKit：提供存储分析、权限管理和清理功能

最佳实践：平衡存储与协作需求

1 制定明确的文件管理政策

建立组织内部的文件保留指南,包括：

• 明确各类文件的标准保留期限
• 定义必须永久保留的文件类型
• 制定定期清理的时间表和责任人
• 建立文件命名和归档规范

2 实施分阶段清理方法

短期策略（每月执行）：

• 删除明显冗余和临时文件
• 清理回收站和版本历史
• 审查并调整大文件权限

中期策略（每季度执行）：

• 归档已完成项目的文件
• 转换大型媒体文件为压缩格式
• 评估并优化存储结构

长期策略（每年执行）：

• 全面审核存储使用情况
• 更新文件管理政策
• 培训用户养成良好文件习惯

3 培养团队自我管理习惯

• 定期教育用户识别需要清理的文件
• 鼓励使用链接共享而非重复上传
• 推广使用Teams Wiki和OneNote代替文档存储
• 建立“清理日”文化，定期集体整理文件

常见问题解答（FAQ）

Q1：删除Teams中的文件会影响SharePoint中的原始文件吗？ A：是的，Teams和SharePoint中的文件是同一文件的不同访问点，从Teams删除文件会同时从SharePoint中删除，反之亦然。

Q2：如何恢复误删的Teams文件？ A：可通过SharePoint回收站恢复，进入对应团队的SharePoint网站，点击左侧导航栏的“回收站”，选择需要恢复的文件即可，文件在回收站中保留93天。

Q3：能否设置自动删除特定类型的文件？ A：可以，通过Microsoft 365合规中心的保留策略，可以创建基于文件类型、位置或敏感度标签的自动删除规则。

Q4：Teams文件大小有限制吗？ A：是的，通过Teams界面上传的单个文件最大为250GB，但实际可用大小受SharePoint存储限制影响，视频文件有额外限制，如会议录制最长24小时。

Q5：如何查看Teams存储空间的详细使用情况？ A：管理员可通过Microsoft 365管理员中心的“存储使用情况”报告查看详细数据，普通用户可在OneDrive和SharePoint设置中查看各自存储空间使用情况。

Q6：清理文件会影响团队协作历史吗？ A：不会，清理文件只会删除文件本身，不会删除Teams对话中关于该文件的讨论记录，但文件链接会失效，显示为“已删除文件”。

通过实施这些自定义清理策略,组织可以显著优化Teams存储空间，提高系统性能，同时确保重要文件得到妥善保留，有效的文件管理不仅是技术操作，更是需要政策、工具和文化共同支持的持续过程。

标签： 存储管理 文件清理